Comment créer un formulaire sur la plateforme Toucan ? Comment le modifier ?
Découvrez-le dans ce tutoriel.
Pour accéder aux formulaires, rendez-vous sur le menu du gauche dans la rubrique Paramètres. Cliquez sur l’onglet Formulaire.Vous arrivez sur la page suivante qui répertorie tous les formulaires déjà créés :
Comment ajouter un formulaire ?
Cliquez sur le bouton orange “”Ajouter” en haut à droite
Vous arrivez sur la page de saisie suivante :
Entrez le nom de votre formulaire
Définissez le statut : en attente, actif ou archivé. Notez que si le formulaire n’est pas actif, il ne pourra pas être utilisé sur la plateforme.
Choisissez la langue : français ou anglais
Déterminez l’usage : privé ou externe
Déterminez la visibilité du formulaire par les utilisateurs. Vous pouvez paramétrer les catégories d’utilisateurs dans la rubrique Paramètres> Équipe.
Déterminez les contextes d’affichage : renseigner dans quels contextes le formulaire sera utilisé, donc sous quelles rubriques il sera disponible.
Par exemple, si vous créez une activité de type note à une organisation, et que vous y associez un formulaire, vous ne pourrez choisir que les formulaires dont le contexte d’affichage est “activité d’organisation”.
Cliquez sur le bouton orange “Sauvegarder”.
Vous arrivez ensuite dans l’éditeur du formulaire :
Cliquez sur l’onglet “Editeur de formulaire”
Les différents composants sont disponibles dans les rubriques à gauche :
Standard : champs principaux : texte, cases à cocher, bouton radio, liste de sélection…
Avancé : champs plus spécifiques : email, téléphone, adresse…
Disposition : mise en forme du formulaire : création de colonnes, d’onglets…
Exemples de composants :
Champ texte :
Bouton Radio :
Liste de sélection :
Cases à cocher :
Editez votre formulaire :
Pour ajouter un composant à votre formulaire faites le glisser et déposez le à droite, au centre :
Les 5 onglets principaux dont vous aurez besoin lors du paramétrage d’un champ sont :
Display : mise en forme
Data : options de saisie
Validation : rendre un champ obligatoire
API : nom de champ dans le système
Conditional : rendre un champ sous condition
Logic : ?
Disposition : ?
Onglet Display : Renseigner le nom dans le champ “Label”. Par exemple “Quel est votre prénom ?”
Onglet Data : Dans un cas de champ à réponses multiples (liste déroulante, cases à cocher…), c’est dans cet onglet que vous renseignez la liste des réponses possibles en cliquant sur le bouton orange “+ Ajouter une ligne””.
Onglet Validation : pour rendre la saisie d’un champ obligatoire, cocher “Required”
Onglet API : Le nom du champ dans le système est mentionné dans l’onglet “API”. Ce nom correspond au Label dans l’onglet “Display” sans les espaces, accents et les caractères spéciaux. Si le nom du champ est une question longue, rendez-vous dans l’onglet API pour modifier le ”Property Name” en un nom plus simple pour que le fichier d'extraction de données soit plus lisible.
Par exemple pour le champ “Quel est votre prénom ?”. Le nom dans le système sera “QuelEstVotrePrenom”. Nous vous suggérons d’aller le remplacer dans l’onglet API par “Prenom”.
Onglet Conditional : il vous permet de mentionner si le champ doit être rempli sous conditions. Vous pouvez par exemple choisir d’afficher votre champ seulement si une certaine réponse est saisie à la question précédente.
Cliquez sur le bouton bleu “Save” pour l’enregistrer. Vous pouvez directement le supprimer à l’aide du bouton rouge “Remove” ou du bouton gris “Cancel”.
Une fois le champ créé, il est possible de le modifier, de le déplacer, de le dupliquer ou encore de le supprimer en utilisant les boutons qui s’affichent à droite lorsque vous y passez la souris.
Attention : il est possible de dupliquer un composant et de modifier ensuite le champ Label de la copie. Cependant, le nom dans le système sera le nom initial suivie de la lettre 1 (ou 2,3... suivant le nombre de copies). Par exemple si vous créez un champ texte "Nom", que vous le dupliquez pour créer un champ "Prénom", alors le nom dans le système du champ "Prénom" sera "nom1" . Pensez à aller modifier le nom dans l''onglet API.
Lorsque l'édition de votre formulaire est terminé, n’oubliez pas de le sauvegarder en bas de la page à l’aide du bouton orange “Sauvegarder”.
Votre formulaire est créé !
Il apparaît désormais dans la liste.
A l’aide des trois boutons à droite de chaque formulaire vous pouvez :
cloner le formulaire
le télécharger au format xls
le visualiser
Pour modifier votre formulaire, cliquez directement sur son nom : vous retournerez dans l’éditeur et pourrez modifier tous les champs et éléments.
Vous pouvez ensuite réaliser un rapport de formulaire pour analyser les réponses. Pour savoir comment procéder, rendez-vous dans le tutoriel Editer un rapport.
