Comment s’organise l’onglet Messages ? Comment gérer les messages reçus ?
Découvrez-le dans ce tutoriel.
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L’onglet Messages est un espace de messagerie sur laquelle vous pouvez recevoir deux types de messages :
ceux envoyés à l’adresse mail postmark renseignée dans les paramètres du compte lors de sa création (intitulés Email)
les réponses aux formulaires externes (publié sur votre site web par exemple) édité sur Toucan (intitulés Formulaire)
Si l’adresse mail utilisée par la personne à l’origine du message est déjà renseignée dans le base de contacts de personne ou d'organisation, alors le message est automatiquement relié à cette personne. Sinon, vous pouvez manuellement relier un message à une personne ou une organisation.
Accès
Rendez vous dans le menu de gauche dans la rubrique Messages.
Vous arrivez sur la page suivante :Les messages sont classés selon leur statut :
Nouveau
En attente
En traitement
Fermé
Transféré
Une ligne correspond à un message (Email ou Formulaire).
En cliquant sur un message, vous arrivez sur l’écran suivant : Vous trouverez ainsi le contenu du message ou du formulaire, les personnes/organisations et activités, fichiers et dossiers associés à ce triage.
Plusieurs actions sont possibles :
Répondre à l’expéditeur
Fermer :
Attendre : changement du statut “Nouveau” à “En attente”
En traitement : changement du statut “Nouveau” à “En traitement”
Transférer : à un autre compte Toucan
Supprimer
Le cadre CRM vous informe sur toutes les personnes et organisations reliées à ces messages, de manière automatique (email de l’expéditeur reconnu) ou manuelle en cliquant sur “Modifier”.
En vous rendant sur la fiche d’une personne ou d’une organisation, vous retrouverez tous les messages associés à cette personne dans l'onglet Triage: En espérant que ce tutoriel vous a été utile !
