Comment ajouter une activité, de type note, évènement ou liste de tâches ?
Comment modifier une activité ? Comment l’associer à un fil de discussion ? Comment l’ajouter à un dossier ?
Découvrez toutes les fonctionnalités associées aux activités dans ce tutoriel.
Organigramme des activités Toucan
Comment ajouter une activité ?
Dans Toucan, les activités sont reliées à des personnes, des ménages ou des organisations.
Pour créer une activité, rendez-vous sur la fiche de la personne, du ménage ou de l’organisation concernée par l’activité.
Méthode 1 (conseillée) : pour trouver rapidement une personne, un ménage ou une organisation, utilisez la barre de recherche dans le menu du haut.
Recherche
Méthode 2 : vous pouvez aussi utiliser vos contacts de personnes, ménages ou organisations par le menu de gauche, sous la rubrique Personnes, Ménages ouOrganisations, en choisissant “Tous” ou un type de personne, de ménage ou d’organisation précis.
Les catégories de personnes, ménages et organisations sont paramétrables dans la rubrique Paramètres.
Recherche de Personnes "Tous"
Recherche de personnes "Contact client"
Une fois la personne, le ménage et l'organisation sélectionné dans vos contacts, vous arrivez sur la fiche correspondante.
Rendez-vous dans l’onglet Activités en bas de la page.
Dans ce tutoriel, la démonstration sera réalisée à partir d’une personne. Le fonctionnement est le même pour une organisation et un ménage.
Il y a trois possibilités d’activités : une note, une liste de tâches ou un nouvel événement. On les retrouve triés dans les onglets correspondants, à droite du bouton “Ajouter”.
En cliquant sur le bouton orange “Ajouter”, vouspouvez choisir l’activité souhaitée.
Bouton "Ajouter"
Ajouter une note
En cliquant sur “Nouvelle note” on arrive sur la page de saisie suivante :
Création de note
Donnez un titre à votre activité
Choisissez d’associer ou non un formulaire d’activité. Le formulaire sera affiché et pourra être rempli une fois la saisie sauvegardée.
Formulaire d'activité
Entrez le contenu de votre note dans le champ texte. Vous pouvez le mettre en forme comme vous le souhaitez.
Édition de texte
Édition de texte (mettre en gras)
Ajoutez des participants : le seul participant par défaut est la personne qui crée l’activité mais il est possible de renseigner plusieurs participants à l’aide du bouton “+” bleu. Vous pouvez les supprimer à l’aide du bouton “-” rouge.
Ajouter des participants
Définissez la visibilité de la note : il est possible de filtrer la visibilité à un type d’utilisateurs seulement. La gestion des différentes catégories d’utilisateurs se fait dans la rubrique Paramètres.
Visibilité Équipes
Choisissez de notifier les participants ou non via la case à cocher. Un mail leur sera envoyé.
Notifier les participants
Cliquez sur Sauvegarder
Votre note est désormais disponible !
Affichage de la note
Si un formulaire d’activité à été associé à la note, elle se présente ainsi :
Le bouton violet permet de visualiser les réponses au formulaire.
Ajouter une liste de tâches
En cliquant sur “Nouvelle liste de tâches”, on arrive sur la page de saisie suivante :
Donnez un nom à votre liste de tâches
Ajoutez une date d’échéance : date à laquelle elle doit être complétée.
Entrez vos tâches une à une via le bouton “+” bleu. Vous pouvez les supprimer à l’aide du bouton “-” rouge.
Pour chaque tâche, associez la personne en charge. Si ce sont des utilisateurs, cela apparaîtra sur leur tableau de bord.
Définissez la visibilité de la liste: il est possible de filtrer la visibilité à un type d’utilisateurs seulement. La gestion des différentes catégories d’utilisateurs se fait dans la rubrique Paramètres.
Choisissez de notifier les participants ou non via la case à cocher. Un mail leur sera envoyé.
Cliquez sur Sauvegarder
Votre liste de tâches est désormais disponible !
Lorsqu’une tâche est terminée, cochez la case correspondante. Elle est alors rayée de la liste.
Ajouter un événement
En cliquant sur “Nouvel Événement", on arrive sur la page de saisie suivante :
Donnez un titre à votre événement Par exemple “Réunion Équipe"
Choisissez d’associer ou non un formulaire d’activité. Il pourra être rempli lors de la sauvegarde.
Dater votre événement : date et heure de début et de fin
Définissez la répétition de l'événement : est-ce un événement récurrent ? A quelle fréquence a-t-il lieu ? Il sera automatiquement programmé pour les fois suivantes.
Ajouter les participants à cet événement à l’aide du bouton bleu “+”. Vous pouvez les supprimer à l’aide du bouton “-” rouge. L'événement apparaîtra sur leur tableau de bord.
Ajouter les ressources utilisées lors de cet événement Par exemple s’il s’agit d’une réunion en distance, la ressource est Zoom
Définissez la visibilité de l'événement : il est possible de filtrer la visibilité à un type d’utilisateurs seulement. La gestion des différentes catégories d’utilisateurs se fait dans la rubrique Paramètres.
Choisissez de notifier les participants ou non via la case à cocher. Un mail leur sera envoyé.
Cliquez sur Sauvegarder
Votre événement est désormais disponible !
Comment modifier une activité ?
Une fois l’activité créée, une série de modifications peuvent lui être apportées.
Le processus est le même pour toutes les activités.
Le bouton “Actions” vous permet de modifier, dupliquer, archiver ou encore gérer les notifications de l’activité :
Modifier : vous retournez sur la page de saisie de l'activité et pouvez modifier tous les champs : ajouter ou supprimer des participants, changer la date, la visibilité… et même supprimer l’activité.
Dupliquer : crée une copie de l’activité
Archiver : l’activité est supprimée de la liste et vous pouvez la retrouver dans le logo archives en haut à droite.
Comment ajouter une activité à un dossier ?
Cliquez sur le logo dossier en haut à droite de l’activité, à gauche du bouton Actions.
Si le dossier existe déjà : sélectionnez “choisissez un dossier existant” puis sélectionnez le dossier parmi la liste déroulante. Cliquez sur le bouton “+dossier”.
Si le dossier n’existe pas : sélectionnez “choisissez un modèle de dossier” puis sélectionnez une catégorie de dossier dans la liste déroulante. Le dossier sera automatiquement créé.
Démarrer un fil de discussion sous une activité
Il est possible de commencer un fil de discussion associé à une activité. Cela permet par exemple de noter des remarques, de suggérer des modifications…
Cliquez sur le bouton orange avec les deux bulles de discussions :
Vous arrivez sur la page suivante :
Entrez le contenu souhaité dans le champ texte
Ajoutez des participants à votre commentaire
Choisissez de notifier ces participants ou non l’aide de la case à cocher
Où retrouver les activités sur la plateforme ?
Tous les événements et listes de tâches sont visibles sur les tableau de bord des participants :
Les événements sont aussi disponibles dans le calendrier des participants : Plusieurs visualisations sont disponibles en haut à droite : par jour, semaine, mois.
Par défaut, Toucan affiche une vue par semaine et de votre propre calendrier.
Cliquez sur le bouton “Tous” en haut à droite du bouton bleu de recherche pour afficher tous les événements du compte.
Vous pouvez filtrer le calendrier dans la barre de recherche en haut, par participants, titre, organisation, personne... .
L’onglet Activités, disponible via le cadre “Raccourcis” sur le tableau de bord, répertorie l’ensemble des activités du compte.
Par défaut, la page est filtrée pour afficher seulement vos activités. En cliquant sur le bouton “Réinitialiser” vous aurez accès à toutes les activités du compte.
Il est possible de filtrer la recherche par participants, date, contenu, tag ou encore par formulaire.
Le bouton “Calendrier” en haut à droite donne accès directement au calendrier pour visualiser les événements.
