Comment gérer les ressources sur la plateforme Toucan ? Comment en ajouter de nouvelles ? Comment les modifier ? Comment associer un voyage à une ressource "camion" ?
Découvrez le dans ce tutoriel.
Accès
Rendez vous sur le menu de gauche, cliquez sur la rubrique “Ressources”. Par défaut, Toucan vous amène sur l’onglet “Tous”. Vous arrivez sur la page suivante qui répertorie toutes les ressources créées :
Comment ajouter une nouvelle ressource ?
Cliquez sur le bouton orange “Ajouter”.
Vous arrivez sur la page de saisie suivante :
Entrez le nom de la ressource
Définissez l'URL de la ressource si possible
Ajoutez une image si souhaité
Entrez une description de votre ressource
Déterminez la catégorie de ressource à laquelle elle appartient. Pour savoir comment ajouter de nouvelles catégories de ressources, rendez-vous sur le tutoriel Paramétrer les catégories de ressources.
Définissez le statut de la ressource : active ou inactive. Si la ressource est inactive, elle ne sera pas disponible lors des saisies d'événements.
Ajoutez un code si souhaité
Associez des tags si souhaité
Cliquez sur le bouton orange “Sauvegarder”
Votre ressource est créée ! Elle est désormais disponible dans la liste.
Pour modifier cette ressource, cliquez sur le bouton orange à droite de chaque ressource. Vous retombez sur la page de saisie et pouvez modifier tous les champs ou supprimer la ressource.
Le bouton bleu œil permet d’accéder à la fiche détails de la ressource. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur le nom de la ressource.
Vous pouvez ajouter une activité à la ressource, de type note, événement et liste de tâches. Ainsi, pour les véhicules il est possible de renseigner des activités de maintenance, des factures… etc.
La particularité des activités liées aux ressources est la possibilité de créer une activité de type Voyages, particulièrement pour les ressources de type Véhicule.
Pour savoir comment ajouter une activité de type notes, événement, ou liste de tâches, rendez vous sur le tutoriel Gérer les activités.
Comment associer un voyage à une ressource ?
Cliquez sur le bouton orange “Ajouter” dans l’onglet Activité en bas de la page puis sélectionnez “Nouveau voyage”.
Vous arrivez sur la page de saisie suivante :
Renseignez les lieux d'origine et de destination du trajet
Donnez un titre à votre trajet
Renseignez les dates (début et fin) du trajet
Ajoutez un rappel
Définissez s’il s’agit d’un trajet récurrent ou non
Ajoutez un coût de participation au besoin
Ajoutez des participants, d’autres ressources, des colis à l’aide du bouton bleu “+”
Déterminez la visibilité de ce trajet
Choisissez de notifier ou non les participants renseignés (si vous les notifiez ils recevront un mail)
Cliquez sur le bouton orange “Sauvegarder”
Votre trajet est créé !
Il apparaît dans le calendrier de la ressource et dans celui des participants (par exemple : le chauffeur du camion).
L’accès au calendrier de la ressource se fait dans l’onglet “Calendrier”En espérant que ce tutoriel vous a été utile !
